Pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés, la base de données économiques et sociales (BDES) est une exigence légitime. Afin d’améliorer la transparence et le lien social, la BDES a été mise en place dans les entreprises, puis est devenue une obligation progressive.
Ce document pratique vise à clarifier ce qu’est la BDES de façon explicite, précise et intelligible. Il aborde également les clés d’une mise en œuvre réussie et les nouveautés induites aux termes de la réforme du Code du travail,
Qu’est-ce que la BDES ?
Sommaire
Comment se déroule la mise en place de la BDES ?
La réalisation de la base de données économiques et sociales nécessite de déterminer les sociétés impliquées, les destinataires, le responsable de la rédaction de la BDES, les critères de recrutement, le champ d’application, l’accès et bien évidemment le contenu.
Qui doit être chargé d’établir la BDES ?
Pour les sociétés d’au moins 50 salariés, la création d’une base de données économiques et sociales est obligatoire. Ce n’est qu’au niveau de l’entreprise que la base de données économiques et sociales est requise. Dans les cas où une société possède plusieurs sites, la main-d’œuvre est mesurée au niveau de la société plutôt que par site.
Par conséquent, les informations de la base de données sont recueillies au niveau de la société. Il n’est pas nécessaire de créer une base de données distincte dédiée à un groupe lors de son adhésion.
Cependant, si une base de données est créée par le groupe, elle est additionnée aux bases de données spécifiques à la société. Cette pluralité de bases peut devenir un inconvénient si elle entraîne une surabondance d’efforts et d’informations.
Qui, dans l’entreprise, est responsable de sa mise en place ?
La responsabilité de la mettre en place, de la compléter et de la tenir à jour incombe à l’employeur. En fait, la création de la BDES est fréquemment attribuée au service RH, qui se chargera de rassembler, d’assembler et de tenir à jour la documentation qui compose la base de données économiques et sociales, sans oublier tous les rapports analytiques d’accompagnement destinés à permettre l’interprétation de la base de données.
Qui peut consulter la BDES ?
Les deux facteurs décisifs à prendre en considération sont l’accès et la confidentialité. Les conditions d’accès, de consultation, d’utilisation et de mise à jour sont définies par l’employeur. Elles peuvent être couvertes par une convention collective.
Les représentants du personnel, les élus et les remplaçants peuvent consulter la base de données économiques et sociales à partir d’un support informatique dans le cas des sociétés employant au moins 300 salariés, et à partir d’un support papier ou informatique dans le cas des sociétés de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail). Les individus suivants sont autorisés à avoir un accès permanent à la BDES :
- Les délégués syndicaux ;
- les membres du CSE central et du CSE d’établissement ;
- les membres du CSE ;
- dans une entreprise multi-établissements.
Quelle est la meilleure façon de mettre en place la BDES ?
La définition de votre base de données économiques et sociales implique de déterminer comment elle sera supportée et présentée. La BDES peut se présenter sous forme de support informatique pour les entreprises ayant au moins 300 salariés, ou bien sous forme de support informatique ou papier pour les organismes regroupant moins de 300 salariés, selon le Code du travail (article R. 2312-12 du code du travail ).
Une BDES numérique, en revanche, est souhaitable pour améliorer la gestion ainsi que la sécurité et la discrétion. Placée dans une armoire ou au fond d’un tiroir, une BDES version papier n’apportera aucune garantie de sécurité ni même de discrétion, à condition d’être conservée dans un coffre-fort, toutefois, elle ne permettra pas une gestion efficace des papiers mentionnés selon les thèmes du Code du travail.
Quand la BDES doit-elle être mise à jour ?
La BDES doit être mise à jour au moins une fois par an, car elle intègre les données de l’année en cours, des deux années précédentes et une projection pour les trois prochaines années. Il est crucial de procéder à sa mise à jour en amont des trois consultations annuelles obligatoires du CSE.
Les contraintes liées à la mise en place d’un support de BDESE
Pour être en mesure d’entrer en possession d’un support de BDESE, il existe un certain nombre de points à prendre en compte par l’entreprise. Avant de vous soumettre à l’établissement de cette base de données économiques, découvrez ce qu’est une bdese sur bdes-online.fr sous tous ses aspects. Voici les différentes préoccupations à considérer :
- Les différents coûts : tout d’abord le coût de mise en place. Ensuite les coûts cachés liés aux obligations (la mise à jour des données de l’entreprise, ainsi que les modifications légales).
- Assurer la disponibilité des données : c’est-à-dire qu’elles doivent être clairement énoncées et présentées, faciles à exploiter. Les mises à jour régulières doivent être faciles à réaliser. Il faut assurer la pérennité des données.
- Veiller à l’accès : ici il s’agit de la gestion des droits, des groupes/multi-sites. D’assurer la sécurisation des accès et des données, y compris la traçabilité des divers accès. Assurer la pérennité de l’outil. La loi doit être conforme.
L’utilisation d’un logiciel pour votre BDESE est très avantageuse, suivez cet accès pour en découvrir plus.
La BDESE, peut-elle être confidentielle ?
Lorsque certaines informations apparaissant dans la base de données sont présentées par l’employeur comme étant de nature confidentielle, cela signifie que la délégation du personnel du CSE, ainsi que chaque délégué syndical, sont soumis à une obligation de discrétion.
Cependant, d’une part, une information divulguée ne faisant l’objet d’aucune violation à l’encontre des intérêts de l’entreprise ne saurait être considérée comme confidentielle. D’autre part, elle ne saurait être inscrite comme étant confidentielle une fois qu’elle est connue du grand public.
Il faudrait donc être en mesure de différencier clairement les informations de type confidentiel, qui reposent sur des critères objectifs, de celles qui ne sont pas protégées, et de l’indiquer sur la BDESE, car en définitive, la confidentialité n’est pas attribuée à la BDESE elle-même, mais plutôt quelques-unes des informations qui y sont contenues. Ce qui veut donc dire que, une fois que l’employeur a jugé que les informations qu’il est tenu de fournir sont de nature délicate, et devraient de ce fait garder leur caractère confidentiel, il le mentionne, en apportant des éléments de justification, et en définissant la durée de validité de cette confidentialité, qui devra faire l’objet d’un respect strict de la part des personnes concernées.
En revanche, le droit d’accès à la banque de données que l’employeur communique aux différents représentants des travailleurs, ne doit en aucun cas être communiqué à un tiers pour des soucis de sécurité. On dira donc au final que la BDESE et les éléments qu’elle contient ont “oui et non” un caractère confidentiel.
